Timesheet,
reklam ajansları için özel olarak üretilmiş bir zaman ve harcama takip yazılımıdır. İstenirse başka sektörlere de uyarlanabilir. Timesheet, bağımsız kullanılabileceği gibi, AjansTrafik ve MedPlan yazılımları ile entegre çalışabilmektedir. Timesheet, saat ücreti (fee) sistemiyle çalışılan müşteriler için gereken verileri tutar. Ayrıca personel ve çalışma gruplarının (ekiplerinin) performansları timesheet verileriyle izlenir.
Timesheet temel olarak çalışanların günde kaç saat (ya da dakika) kim için çalıştıkları bilgilerini girdikleri, doğrudan ve dolaylı zaman maliyetlerinin hesaplandığı, yöneticilerin gerçek maliyetleri ve dolayısıyla gerçek kazançlarını görebilecekleri raporları alabildikleri bir yazılımdır.
Direct ve indirect zaman maliyeti, overhead öncesi gelir yapılan bir işten gerçekte ne kadar kazanıldığını hesaplamak; müşteriye kesilen faturadan, o işle ilgili bize kesilen faturaları çıkarmak kadar basit bir iş değildir.
Dolaylı zaman maliyetinin ve sabit genel giderlerin nasıl dağıtıldığına bağlı olarak maliyet değişebilir. İlk bakışta kazanç sağlanmış gibi görünen bir işten aslında zarar ediliyor olabilir. Ya da tersine maliyetin gerçektekinden daha yüksek olduğu sanılarak müşteriye yüksek teklifler verilebilir. Böylece ajansınızın pazardaki rekabet gücü azalabilir.
Bu hesaplamalar özellikle fee (saat ücreti) sistemiyle çalışılan müşterilerde önem kazanır. Timesheet, öncelikle ajans yöneticilerine gereksinim duydukları raporları hazırlar.
Çalışanların hangi müşterinin, hangi ürünü için kaç saat çalıştığı,
Doğrudan (direct) zaman maliyetleri,
Elemanlarının ajans için harcadığı zamanı,
Overhead öncesi gelirlerini,
Dolaylı (indirect) zaman maliyetleri ve genel giderler dağıtıldıktan sonraki maliyetleri kolaylıkla raporlanabilir. Ayrıca istedikleri zaman aralığında personel, ekip (grup), müşteri, ürün, kampanya, iş dosyası, iş türü (basılı iş, TV prodüksiyon vb.) gibi ayrıntılarda rapor alabilirler.
Bilgi girişi program ajansrafik ile entegre olarak kullanıldığında, iş dosyası bazında bilgi girişine olanak tanır. Gerekli bilgileri kullanıcının önüne hazır olarak getirdiği için hem bilgi girişini hızlandırır, hem de kullanıcı hatalarını en aza indirir. Bilginin hangi bazda girileceği ajansın ve müşterinin tercihine bağlıdır. Bazı müşteriler için müşteri bazında, bazıları için ürün ya da kampanya ve iş dosyası bazında bilgi girilebilir.
Bilgi girişi yapmayan elemanlar raporu alınabilir.