AjansTrafik Türkiye’nin önde gelen ajanslarının iş akışına uygun olarak ajansların istek ve yönlendirmeleri doğrultusunda şekillendirilmiş, creative ajanslar için tam otomasyon sağlayan bir yazılım paketidir.
1991 yılında Limit Yazılım tarafından geliştirilmeye başlanmış, bugüne kadar ajanslardan gelen talepler doğrultusunda kesintisiz güncellenmiş ve desteklenmiştir.
Bir işin ajansa girişinden başlayarak fatura ve raporlama aşamasına kadar, ajansda yapılan tüm işlemlerin maliyet ve zamanlama açısından takip ve yönetiminin yapılabilmesi hedeflenmiştir.
AjansTrafik farklı iş türlerinde iş akışlarını yönetebilmek için modüler sistemde bir yapıya sahiptir. İş dosyasının açılmasından başlayarak faturanın kesilmesi aşamasına kadar her adımı otomatize eder ve kullanıcıya sınırsız raporlama olanağı verir. Zamanlama ve Maliyet olmak üzere iki ana bölümden oluşur.
Zamanlama modülü ile her bir işin hangi aşamada ve hangi sorumluda olduğu takip edilebilir. Maliyet modülü ile her iş dosyası için gelen faturalar izlenebilir. Taslak ve orijinal faturalar basılabilir. Sektörde kullanılan her tür faturanın basılması mümkündür. İş ile ilgili teknik bilgi girildikten sonra bu bilgiler kullanılarak yapımcılardan (3. parti) teklif istenebilir, gelen teklifler girilebilir, müşteriye alternatifli teklif hazırlanabilir.
AjansTrafik TimeSheet ile bütünleşik kullanıldığında saat bazında harcama dağılımı izlenebilir.
AjansTrafik, Denetim (Audit) geçiren ve ISO almak isteyen ajanslarda büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Gerek ISO belgesi almak için, gerekse Audit (denetim) süreçlerinde istenen kriterlerin başında gelen iş süreçlerinin tanımlanması ve iş akışını oluşturan iş adımlarının ajans içinde standart olmasını sağlayacaktır..
AjansTrafik’ten alınan veriler ve AjansTrafik ile sağlanan sistemli çalışma, çok sancılı olabilecek denetim sürecini ajansa saygınlık kazandıran bir sürece dönüştürmektedir. AjansTrafik'te tutulan işlem kayıtları (loglar) Denetim kuruluşlarının istediği, kim, ne zaman, neyle ilgili olarak gibi ayrıntılı soruların yanıtlarını vermektedir.
AjansTrafik iş adımlarının belli bir sırayı izlemesini, standart formların kullanılmasını, ilgili kişiler arasındaki iletişimin, e-posta yoluyla, otomatik olarak yapılmasını sağlar.
AjansTrafik, her kullanıcı ve kullanıcı grubu, Müşteri ve Menü bazında yetkilendirilme özelliğine sahiptir.
Kişiler ya da gruplar sadece sistem yöneticisi tarafından yetkilendirildikleri müşteri ve menülere ulaşabilirler.Önemli bazı işlemlerin loglanması bilgi güvenliği sağlar. Ajans için önemli olan işlemlerin, kim tarafından, ne zaman girildiği ya da değiştirildiği bilgisi loglanmaktadır.
Ajanslarda, genellikle, grafik departmanlarında Mac OS, diğer departmanlarda MS Windows sistemler kullanılmaktadır. AjansTrafik, bu duruma uygun olarak; bir MS Windows sistemli server bilgisayara her iki sistemden kullanıcıların bağlanmasını desteklemektedir.
Web desteği kullanan ajanslarımızda Benim İşlerim modülü ve TimeSheet giriş ekranı Web üzerinden de kullanılabilmekte, böylece hangi sistemin kullanıldığı önemini kaybetmektedir.
ModüllerStandart Modüller; iş dosyasının açılması, iş dosyası ile ilgili ajansta yapılan ve ajans dışına yaptırılan işlerin takibi ile ilgili modüller, fatura modülleri ve raporlama araçlarından oluşur.
AjansTrafik’te tüm işlemler iş dosyaları üzerinden yapılır. Bu modül, iş dosyasının açılması, iş dosyası kodu verilmesi, işin başlangıç, sunum ve teslim tarihlerinin girilmesi, brief girilmesi ve basılması, girilen bilgilerin gerektiğinde düzeltilmesi, iş dosyasına işin içeriğiyle ilgili ek dosya (word, ppt v.b.) iliştirilmesi, ilgili kişilere iş atanması, otomatik olarak ileti gönderilmesi gibi temel işlevleri kapsar.
Bu bölüm genellikle Müşteri Temsilcileri tarafından kullanılır. Ayrıca kullanılan diğer modüllerin belli bir iş akışı içinde çalışmasını yönetir. İlk aşamada yapılması gereken iş yapılmadan sonraki iş yapılamaz. Böylece işler belli bir düzen içinde yürütülür.
İş dosyası açılırken girilen brief'te yapılan değişikliklerin girildiği bölümdür. Ajansın tercihine göre, ilgili kişilere, otomatik olarak girilen revizyon bilgilerini içeren ileti gönderilir. Revizyon modülü kullanılarak müşterinin işin başlangıcından itibaren isteklerinin ne yönde değiştiği takip edilebilir.
AjansTrafik’te ajansın kendi içinde yaptığı işler İç Trafik, ajans dışı firmalara (3. Parti, tedarikçi, yapımcı) yaptırdığı işler Dış Trafik olarak adlandırılır. Bu modül hem iç hem de dış trafiğin, işlem bazında, parasal yönden takip edildiği modüldür.
Maliyetlerle ilgili: Yapılan işlem, Adet, Ajans Maliyeti (TL ve $), Ajans Tarifesi, Komisyon ve Ekstra komisyon oranı, Komisyon miktarı, Ara Toplam, İndirim oranı ve İndirim, Müşteri Tutar, Kâr/Zarar, Maliyet Notu, Ajans Tarifesi, Müşteri Tarifesi, Yapımcı (3. parti) gibi alanlar bulunur.
Bu bilgilere dayanarak Maliyet raporları alınabilir. Ayrıca Döküm Şablonlarını kullanarak kullanıcı kendi raporlarını hazırlayabilir. Bu modül ajansın kara delikleri olmasını engeller. Bir iş ile ilgili bir maliyetin müşteriye faturalanmasının gözden kaçması engellenir.
Eğer ajans TimeSheet yazılımını kullanıyorsa, bu modüldeki maliyet bilgileri ile TimeSheet’ten gelen zaman maliyeti bilgileri birleştirilerek ajansın gerçek kâr ve zararı ortaya konabilir.
İşlem adımları zamanlamalı olarak izlenir ise, bu bilgilere dayanarak kimin üzerinde hangi görev olduğu, kimin işlerini zamanında teslim ettiği, kimin geciktirdiği gibi raporlar alınabilir. Aynı bilgiler yapımcılar (3. parti/tedarikçi) için de takip edilebilir.
Kişilere iş atanır. Kişiler ekranlarında kendileriyle ilgili işlerin listesini görürler ve işlerini yaptıkça gerçekleşme tarihi girerek kapatırlar. Biten işler listeden düşmüş olur.
Yaratıcı grup çalışanlarının çoğunluğunun ve bazı başka çalışanların sadece bu modülü kullandıkları ve kullanıcı sayısının çok olduğu düşünülürse her kullanıcı için ek kullanıcı lisansı almak maliyeti arttırabilir. Bu durumda zamanlama ve iş atama dışındaki işlemlerin web üzerinden yapılması daha anlamlı olur. (Bu modülün web üzerinden kullanılabilmesi için Web Desteği gereklidir).
Temel olarak Teklif-Sipariş-Maliyet aktarımı formlarından oluşur. Form içerikleri ajanslara göre bazı özel değişiklikleri içerebilir. Aktarma-Çoğaltma, Radyo-Jingle, Storyboard, Fotoğraf, TV Yapım vb. için kullanılan teklif formları sistemden hazırlanır.
Eğer ajans onay sistemini kullanıyorsa her bir form için ayrı bir onay sistemi kurgulayabilir. Ayrıca teklif bilgilerini oluşturma aşamasında; müşteri temsilcileri ile prodüksiyon sorumlularının dolduracağı alanlar ayrı tutulur. Her aşamada otomatik e-posta gönderilerek haberleşme sağlanır.
Teklifteki bilgiler kullanılarak, yapımcıya (3. parti/tedarikçi) gönderilecek sipariş formları otomatik hazırlanır. Onaylanan işlemler maliyete aktarılır. Böylece müşteriye kesilecek faturanın içeriği hazırlanmış olur.
AjansTrafik’te İş Dosyası bazında renk ayrımı işlemi yapılabilir. Renk ayrımı işlemleri kullanıcı bazında hak verilerek yürütülür. Birden çok yapımcı için teklif formu hazırlanması, bu tekliflerin siparişe dönüşme aşamasında onay mekanizmasından geçmesi ve onaylanan tekliflerin siparişe dönüştürülmesi ile sırasıyla ilerleyen bir yapıya sahiptir.
Teklifler yapımcılara AjansTrafik üzerinden hazırlanıp otomatik mail gönderilebilir ya da Excel, word yada baskı formatlarında alınıp manuel gönderilebilir.
AjansTrafik’te İş Dosyası bazında basılı iş işlemi yapılabilir. Basılı iş işlemleri kullanıcı bazında hak verilerek yürütülür. Birden çok yapımcı için teklif formu hazırlanması, bu tekliflerin siparişe dönüşme aşamasında onay mekanizmasından geçmesi ve onaylanan tekliflerin siparişe dönüştürülmesi ile sırasıyla ilerleyen bir yapıya sahiptir.
Teklifler yapımcılara AjansTrafik üzerinden hazırlanıp otomatik mail gönderilebilir ya da Excel, word yada baskı formatlarında alınıp manuel gönderilebilir.
Bu modül Taslak ve orijinal faturaların basılmasını ve fatura raporlarını kapsar. Faturaların AjansTrafik’ten basılmasında hem kolaylık sağlar, hem de yanlışları engeller. Sektörde kullanılan her tür fatura; taslak (proforma) ve orijinal olarak basılabilir.
Eğer ajans Muhasebe Entegrasyonu programını kullanıyorsa AjansTrafik'ten basılan fatura otomatik olarak muhasebe programına (Logo, Netsis, SAP, Efes v.s) aktarılabilir. Müşteri İadeleri ve Avanslar takip edilebilir.
Bu modül sayesinde faturalar ile ilgili ajansın gereksinim duyabileceği her türlü rapor alınabilir.
Bir iş dosyası ile ilgili 3. Partilerden gelen faturaların takibi, AjansTrafik’teki verilerle karşılaştırılması, fazla gelen faturaların belirlenmesi ve farkın iadesi için üretilmiş bir modüldür. Bu modül ile ajans dışına yaptırılan işlerle ilgili ödemeler kontrol altına alınır.
Bu modül kullanılarak, ajansın kestiği fatura ile ilgili kendisine kesilen faturaları eşleştirmek mümkündür. Bu da özellikle denetim (audit) geçiren ajanslarda büyük kolaylık sağlamaktadır.
İletişim teknolojilerinin gelişmesi sonucunda artık birçok belgenin, özellikle tek sayfaya sığmayan çok sütunlu raporların basılması anlamsız hale gelmiştir. Eskiden basılarak fakslanan birçok belge artık MS Excel, MS Word veya pdf formatlarında çıktıları alınarak e-posta yoluyla iletilmektedir. AjansTrafik çıktılarının çoğunluğu MS Excel yazılımına aktarılır.
Brief gibi bazı belgeler MS Word’e aktarılır. Kullanıcının tercihine göre istenen belgeler pdf formatında da gönderilebilir. Aktarımlar sırasında şekil özellikleri korunur.
AjansTrafik raporlar konusunda çok güçlü bir yazılımdır. Yöneticilerin karar alma süreçlerinde AjansTrafik’ten alacakları raporlar çok önemli yardımcılardır.
Raporlar büyük ölçüde kullanıcı tarafından düzenlenebilmekte, istenen sütunlara yer verilebilmektedir. Raporlara örnek olarak, Yapımcı Maliyet Raporları, Müşteri Maliyet Raporları, İşlem Bazında Maliyet Raporları, İş Bazında Kâr-Zarar, Müşteri Bazında Kârlılık verilebilir.
Bunlar dışında; Trafik İşlemleri Dökümü, Maliyet Dökümü, Fatura Ciro Raporları, İş dosyası Fatura raporları gibi raporlar vardır.
Limit TimeSheet yazılımı kullanıldığı durumda AjansTrafik’ten gelen fatura ve TimeSheet’ten gelen zaman maliyeti bilgileri ortak havuzda toplanır. Bu havuzdan alınan Yönetim Bilgi Raporları ile ajans gerçek kâr ve maliyetini net olarak görebilir.
Özetle, AjansTrafik'e girilen her bilgi istenen kombinasyonda raporlanabilir. Raporlar, MS Excel ve Word Bağlantı Modülü kullanılarak kullanıcının ek bir şey yapmasına gerek kalmadan MS Excel’e aktarılır ve açılır.