TimeSheet
Zaman ve Harcama Takip Yazılımı
Ajansınızda
kimin
kim için
ne kadar
çalıştığını gerçekten biliyor musunuz?
TimeSheet, reklam ajansları için özel olarak üretilmiş bir zaman ve harcama takip yazılımıdır. (İstenirse başka sektörlere de uyarlanabilir).
TimeSheet, bağımsız kullanılabileceği gibi, AjansTrafik ve MedPlan yazılımları ile entegre çalışabilmektedir. TimeSheet, saat ücreti (fee) sistemiyle çalışılan müşteriler için gereken verileri tutar. Ayrıca personel ve çalışma gruplarının (ekiplerinin) performansları TimeSheet verileriyle izlenir.
TimeSheet temel olarak çalışanların günde kaç saat (ya da dakika) kim için çalıştıkları bilgilerini girdikleri, doğrudan ve dolaylı zaman maliyetlerinin hesaplandığı, yöneticilerin gerçek maliyetlerini ve dolayısıyla gerçek kazançlarını görebilecekleri raporları alabildikleri bir yazılımdır.
Direct ve Indirect Zaman Maliyeti, Overhead Öncesi Gelir
Yöneticiler çok iyi bilirler ki yapılan bir işten gerçekte ne kadar kazanıldığını hesaplamak; müşteriye bizim kestiğimiz faturadan o işle ilgili bize kesilen faturaları çıkarmak kadar basit bir iş değildir.
Dolaylı zaman maliyetinin ve sabit genel giderlerin nasıl dağıtıldığına bağlı olarak maliyet değişebilir. İlk bakışta kazanç sağlanmış gibi görünen bir işten aslında zarar ediliyor olabilir.
Ya da tersine maliyetin gerçektekinden daha yüksek olduğu sanılarak müşteriye yüksek teklifler verilebilir. Böylece ajansınızın piyasadaki rekabet gücü azalabilir.
Tabii, bu hesaplamalar özellikle fee (saat ücreti) sistemiyle çalışılan müşterilerde önem kazanır.
TimeSheet, öncelikle ajans yöneticilerine gereksinim duydukları raporları hazırlar.
Time Sheet'i kullanarak yöneticiler;
- elemanlarının hangi müşterinin hangi ürünü için kaç saat çalıştığını, dolayısıyla doğrudan (direct) zaman maliyetlerini,
- elemanlarının ajans için harcadığı zamanı,
- overhead öncesi gelirlerini,
- dolaylı (indirect) zaman maliyetleri ve genel giderler dağıtıldıktan sonraki maliyetleri
görebilirler. Ayrıca istedikleri zaman aralığında personel, ekip (grup), müşteri, ürün, kampanya, iş dosyası, iş türü (basılı iş, TV prodüksiyon vb) gibi ayrıntılarda rapor alabilirler.
İkincil olarak, TimeSheet kullanılarak Müşterinin ajanstan istediği raporlar hazırlanır.
Program AjansTrafik ile entegre olarak kullanıldığında, örneğin iş dosyası bazında bilgi girişine olanak tanır. Gerekli bilgileri kullanıcının önüne hazır olarak getirdiği için hem bilgi girişini hızlandırır, hem de kullanıcı hatalarını en aza indirir. Bilginin hangi bazda girileceği ajansın ve müşterinin tercihine bağlıdır.
Örneğin bazı müşteriler için müşteri bazında, bazıları için ürün ürün, ya da kampanya ve iş dosyası bazında bilgi girilebilir.
Bilgi girişi yapmayan elemanlar raporu alınabilir.